El altísimo coste del “ahorro” en ordenadores y equipamiento.

Hace años, en un proyecto de gestión documental que estuve desarrollando para un cliente, se instaló el servidor en mi portátil, de forma que las 5 personas del equipo que yo dirigía se conectaban al mismo, desarrollaban y probaban contra él. Exactamente dos días DESPUÉS de acabar el proyecto se quemó el cargador de mi portátil. Cuando fui a la sede de la empresa en que trabajaba para solicitar un cambio, recogieron el antiguo y me indicaron que “ya me avisarían”, pues la norma era no tener recambios. Tres días después, en los que no puede prácticamente trabajar, revisar correo, etc. pude ir a recoger el cargador.

By Evan-Amos (Own work) [Public domain], via Wikimedia Commons

Haciendo una pequeña evaluación del impacto económico:

• Coste de una fuente de alimentación media: 20€
• Coste aproximado perdido por 3 días (asumiendo un salario medio bruto + costes empresa SS,..): (44.000 €/220 días trabajo)*3 días = 600€ por tres días de una persona
• Si la avería se hubiera producido una semana antes: 600€* 6 personas =3.600€

La conclusión de la historia es que por no tener inmovilizados, no ya gastados (salvo que nunca se rompa ningún cargador de ningún empleado) 20€, se perdieron 600€ y se podían haber perdido 3.600€.

Las cifras pueden parecer exageradas pero no lo son en absoluto, y eso solo contando “costes”. Si esas personas estuvieran en una asistencia técnica como consultores, facturando al cliente, por ejemplo 50€/hora, hablaríamos de:

• 50€*8h/día*3 días*6 personas = 7.200€ que no podrían facturarse (o podría hacerse “engañando” al cliente)

Tampoco se incluye “costes de oportunidad”, cumplimiento de plazos, posibles penalizaciones, impacto en otros equipos, etc.

“Por un clavo se perdió una herradura, por una herradura se perdió un caballo, por un caballo se perdió una batalla, por una batalla se perdió un reino”

Puede alegarse que sin equipo se puede trabajar “en otras cosas”, pero en gran parte de las empresas actualmente, sin ordenador puede hacerse pocas cosas. El correo está en el ordenador, las herramientas de trabajo están en el ordenador, la documentación está en el ordenador, ….

Lo lamentable es que esto no es una anécdota, es un mal muy extendido.

Un extraño sentido de “ahorro” provoca que en muchas empresas de tecnología (y de muchos otros tipos) no haya habitualmente recambios, ordenadores de repuesto o que, desde que se incorpora un empleado a la empresa hasta que se le suministra el ordenador pueda pasar 1 semana (o hasta dos semanas).

Dado que en la mayoría de las empresas las compras de equipos suelen estar normalizadas y se compra una cierta cantidad de ordenadores de la misma marca y modelo, parece razonable pedir una serie de cargadores adicionales, válidos para todos (o casi) todos los equipos, de forma que, ante cualquier avería, en menos de un minuto se remplace el elemento averiado si perder ni un minuto. Según la calidad estimada de los equipos comprados, quizá un cargador adicional por cada 10 o 20 equipos. En el peor de los casos, suponiendo que nunca se estropee ninguno, se habrá gastado un poco de dinero, en el mejor, se habrá ahorrado miles de euros a la empresa.

Pero aún se puede ir “más lejos” en cuanto a evitar pérdidas de tiempo con una pequeña inversión. A raíz del incidente que citaba inicialmente, recuerdo que un compañero me comentó que en su empresa anterior, se entregaban AUTOMÁTICAMENTE, con cada portátil, DOS cargadores. De forma que uno se dejara fijo en la oficina y otro estuviera siempre en el maletín del portátil. Esto ahorra:

• el estar colocando y recogiendo el cargador cada vez que se llega a la oficina,
• el riesgo de olvidar el cargador y solo poder trabajar 2 horas fuera (en cliente, reuniones,   guardias o incidencias),
• por supuesto las posibles averías del cargador, etc.

Simplemente 1 minuto diario de ahorro para conectar el cargador implicaría 220 minutos/año lo que amortiza sobradamente los 20€, sin contar el resto de factores, que no son en absoluto desdeñables.

Esto ocurre con un elemento aparentemente menor y trivial. Si pensamos en el ordenador de trabajo, el efecto es mucho mayor. Suele darse dos “ahorros” habituales:

1. No tener equipos disponibles de reserva, tanto para las nuevas incorporaciones como para posible averías
2. Tener equipos poco potentes.

En cuanto a no tener equipos de reserva ya preparados e instalados con las aplicaciones licenciadas y habituales de la empresa, tanto para entregarlos a los nuevos empleados como para dar un equipo temporal de sustitución, es un mal muy extendido. Conozco empresas donde se tarda en entregar el nuevo equipo una semana y hasta un mes. De nuevo aplicando los cálculos anteriores, contando con 200€/día * 5 días, se pierden 1.000€ /semana y 4.000€/mes. De nuevo sin contar otros costes como impacto en otras personas, retrasos, mala imagen, descontento del empleado,... Estas pérdidas aplicarían tanto a los casos en que no se tiene un equipo preparado para los nuevos empleados como los casos de averías.

Respecto al ahorro en la compra de los equipos, tiende a comprarse equipos “económicos“ para todos los empleados, y, aunque esto puede ser válido para los que solo realizan tareas ofimáticas, no lo es para una gran parte de las tareas habituales hoy en día, desarrollo, diseño, edición, calculo, administración, etc. Por ejemplo programando aplicaciones es necesario compilar con mucha frecuencia, instalar servidores de aplicaciones o de bases de datos en el ordenador personal, arrancar un simulador de móvil, etc. Son tareas que llevan mucho tiempo, requieren ordenadores potentes y que en muchos casos obligan al usuario a esperar en diversas tareas (compilación, despliegue, realizar pruebas automáticas, etc.)

Un equipo que permita trabajar un 1% más rápido (algo no muy difícil: CPU Benchmark, Disco duro vs Disco de estado solido) implica ganar/ahorrar 2 días/año, es decir 400€. Con una amortización de 3 años implica 1.200€. Es decir una ganancia de solo un 1% justificaría gastar 1.200€ mas, y desde luego esa no es la diferencia de precio entre equipos con un 1% más de potencia.

Por shigeru23 [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) undefined CC BY-SA 3.0

Dado que el ahorro que se consigue invirtiendo un poco en recambios y equipos más potentes parece evidente, ¿Por qué no es la norma? (al menos según mi experiencia y la de muchas personas que conozco)

Creo que hay varios motivos:

• Por una parte hay entidades en las que probablemente no se hacen los cálculos y se piensa, sin más análisis, que “tener unas fuentes de alimentación y unos ordenadores ‘sin usar’ es un derroche, hay que ahorrar y gastar lo menos posible”.
• Posiblemente hay empresas que esperan que los empleados compensen las carencias de equipamiento con un esfuerzo extra: “Tendrás que trabajar este fin de semana para compensar esos días que has tenido el equipo estropeado”, “Esto tiene que estar en fechas, aunque haya que quedarse a cenar tiene que estar compilado y probado”,.. (lo que a la larga tiene otro coste mayor, descontento, pérdida de conocimiento cuando los empleados se “queman” y se van, y mala calidad por las prisas e imposibilidad de probar para entregar a tiempo).
• Por último, creo que hay otro motivo, debido a la conversión de muchas instituciones en “reinos de taifas”, ya sea por el modelo organizativo y contable simplemente o porque determinados servicios se contraten a una empresa externa. Si un departamento tiene que dar un servicio (como ofrecer equipos informáticos) y únicamente se evalúa como criterio los costes de ese departamento, evidentemente cuanto menos gaste y menos tenga inmovilizado, tanto en potencia como en recambios, mejor. Si a ese departamento no se le aplica un acuerdo de nivel de servicio (S.L.A.) adecuado, que implique por ejemplo que ningún empleado podrá estar sin equipo más de dos horas, o que un proceso normal de trabajo (compilación, diseño, etc.) debe realizarse en menos de un tiempo X, lógicamente se está potenciando el ahorro y considerando como “eficaz” ese departamento, a costa de penalizar a los demás departamentos de la entidad.